E-BUSSINESS
PENERAPAN E – PROCUREMENT DI
INSTANSI PEMERINTAH BERDASARKAN PERATURAN PRESIDEN NOMOR 54 TAHUN 2010 TENTANG
PENGADAAN BARANG/JASA
I. Pendahuluan
1.1. Latar belakang
E-Procurement
atau lelang secara elektronik adalah proses pengadaan barang/jasa dalam lingkup
pemerintah yang menggunakan perangkat teknologi informasi dan komunikasi dalam
setiap proses dan langkahnya. Secara umum, e-procurement dapat dilakukan
melalui 2 cara, yaitu e-tendering dan e-purchasing. Instrumen ini memanfaatkan
fasilitas teknologi komunikasi dan informasi meliputi pelelangan umum secara
elektronik yang diselenggarakan oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik
(LPSE). Pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik dapat dilakukan
dengan e-Tendering atau e-Purchasing.
1.2. Pengertian
Beberapa definisi e-procurement
dari berbagai sumber yaitu:
a.
Menurut Kantor Manajemen Informasi Pemerintah
Australia (Australian Government Information Management, AGIMO) : e-procurement
merupakan pembelian antar-bisnis (business-to-business, B2B) dan penjualan barang
dan jasa melalui internet.
b.
Menurut daftar kata X-Solutions : e-procurement
merupakan sebuah istilah dari pengadaan (procurement) atau pembelian secara elektronik.
c.
Menurut daftar kata Siemens : e-procurement atau
e-purchasing adalah pengadaan yang menggunakan media elektronik seperti
internet atau jaringan komputer yang lain.
d.
Menurut Wikipedia : e-procurement adalah pembelian
business-to-business (B2B) dan penjualan barang dan jasa melalui internet
maupun sistem-sistem informasi dan jaringan lain, seperti Electronic Data
Interchange (EDI) dan Enterprise Resource Planning (ERP).
e.
Menurut Scottish Enterprise dalam E-Business
Factsheet-nya menyebut bahwa e-procurement adalah sebuah istilah untuk menyebut
metode elektronik yang digunakan dalam tiap tahap proses pembelian dari
indentifikasi persyaratan-persyaratan hingga pembayaran, dan secara potensial
manajemen kontrak.
f.
Menurut Infonet dalam makalahnya tentang
e-procurement menyebutkan bahwa e-procurement adalah nama lain untuk pembelian
barang dan jasa B2B melalui pertukaran dagang extranet, antar ERP langsung, dan
koneksi internet dengan pemasok-pemasok.
1.3. Tujuan
a.
Pengadaan barang/jasa secara elektronik bertujuan
untuk:
- Meningkatkan transparansi
dan akuntabilitas;
- Meningkatkan akses pasar
dan persaingan usaha yang sehat;
- Memperbaiki tingkat
efisiensi proses pengadaan;
- Mendukung proses monitoring
dan audit; dan
- Memenuhi kebutuhan akses
informasi yang real time.
1.4. Dasar Hukum e-procurement
Dalam
Pengelolaan sistem e-procurement di Instansi Pemerintah berdasarkan pada :
a. Instruksi
Presiden Nomor. 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan
e-Government di Indonesia
b. Keppres
No 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
jo. Keppres No 61 Tahun 2004, Perpres No 32 Tahun 2005, Perpres No 70 Tahun
2005, Perpres No 8 Tahun 2006, Perpres No 79 Tahun 2006, Perpres No 85 Tahun
2006, Perpres No 95 Tahun 2007 tentang Perubahan Ketujuh Atas Keputusan
Presiden No 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah
c. Undang –
Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
d. Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah
II. Pembahasan
E-Procurement
Pemerintah Sesuai Perpres 54 Tahun 2010
2.1. Ketentuan Umum
Dalam
Pasal 1 mengenai pengertian dan istilah pada butir 37 yang dimaksud dengan Pengadaan
secara elektronik atau E-Procurement adalah pengadaan barang/jasa yang
dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik
sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. Maksud dari butir ini adalah proses
pengadaan barang dan jasa pemerintah yang dilakukan secara elektronik terutama
berbasis web atau internet. Instrumen ini memanfaatkan fasilitas
teknologi komunikasi dan informasi meliputi pelelangan umum secara elektronik
yang diselenggarakan oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) dimana
fitur untuk e – procurement meliputi :
a.
Katalog elektronik untuk item-item standar/inti.
b.
Kemampuan punch-out ke situs-situs web pemasok
untuk produk-produk yang dinamis/bermacam-macam.
c.
Memunculkan kembali daftar-daftar permintaan/belanja
untuk item-item yang dibeli secara teratur.
d.
Jalur-jalur persetujuan yang menyatu (built-in)
untuk menjalankan kendali anggaran belanja.
e.
Kemampuan untuk memberi laporan informasi
manajemen yang detil.
Dalam Pasal 2 mengenai ruang
lingkup pada butir 1 adalah Pengadaan Barang/Jasa di lingkungan
Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi lainnya (K/L/D/I)
yang pembiayaannya baik sebagian atau seluruhnya bersumber dari Anggaran
Pendapatan dan Belanja Negara (APBN)/ Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah
(APBD).
2.2. Tata Nilai Pengadaan
Dalam Pasal 5 tertuang bahwa
pengadaan barang/jasa harus menerapkan prinsip sebagai berikut :
a.
Efisien;
b.
Efektif;
c.
Transparan;
d.
Terbuka;
e.
Bersaing;
f.
Adil/tidak diskriminatif; dan
g.
Akuntabel.
2.3. Pengadaan Secara Elektronik
Dalam
Pasal 106 ayat 2 bahwa Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik dilakukan dengan
cara e- tendering atau e-purchasing. E-Tendering merupakan tata cara
pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti
oleh semua penyedia barang/jasa yang terdaftar pada sistem pengadaan elektronik
dengan cara menyampaikan satu kali penawaran dalam waktu yang telah ditentukan.
Ruang lingkup e-Tendering meliputi proses pengumuman pengadaan
barang/jasa sampai dengan pengumuman pemenang.
Para
pihak yang terlibat dalam e-Tendering adalah Pejabat Pembuat Komitmen
(PPK)/Unit Layanan Pengadaan (ULP)/Pejabat Pengadaan dan Penyedia barang/jasa.
Aplikasi e-Tendering wajib memenuhi unsur perlindungan hak atas kekayaan
intelektual dan kerahasiaan dalam pertukaran dokumen serta tersedianya sistem
keamanan dan penyimpanan dokumen elektronik yang menjamin dokumen elektronik
tersebut hanya dapat dibaca pada waktu yang telah ditentukan. E-Tendering
dilaksanakan dengan menggunakan Sistem Pengadaan Secara Elektronik yang
diselenggarakan oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik. ULP/Pejabat Pengadaan
dapat menggunakan Sistem Pengadaan Secara Elektronik yang diselenggarakan oleh
Layanan Pengadaan Secara Elektronik terdekat.
Sistem
Pengadaan Secara Elektornik yang diselenggarakan oleh Layanan Pengadaan Secara
Elektronik wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a.
mengacu pada standar yang telah ditetapkan LKPP
berkaitan dengan interoperabilitas dan intergerasi dengan Sistem Pengadaan
Secara Elektronik yang dikembangkan oleh LKPP;
b.
mengacu pada standar proses pengadaan secara
elektronik yang ditetapkan oleh LKPP
c.
bebas lisensi.
2.4. Perbedaan e – procurement
dengan pengadaan konvensional
a.
Tahap Persiapan, Tahap ini khusus untuk Pejabat
Pembuat Komitmen (PPK) dan Panitia. Yang perlu diperhatikan pada tahapan ini
adalah dokumen pemilihan. Dokumen untuk e-procurement dengan konvensional amat
berbeda, utamanya pada tahapan pengadaan, penyampaian dokumen dan bentuk surat
penawaran serta lampirannya.
b.
Lembaga Penyelenggara, Pelaksanaan pengadaan
secara elektronik membutuhkan sebuah unit khusus di pemerintahan, unit tersebut
bernama Layanan Pengadaan Secara Elektronik disingkat LPSE. LPSE inilah yang
berfungsi sebagai penghubung antara PPK/Panitia dengan Penyedia Barang/Jasa
melalui aplikasi e-procurement. LPSE bertugas untuk membangun sistem e-proc,
memberikan username dan password kepada semua pihak yang terlibat, memberikan
pelatihan kepada semua pihak yang terlibat, serta menjaga, merawat, dan
memperbaiki sistem e-procurement.
c.
Pendaftaran, Proses pendaftaran lelang mengalami
perubahan yang cukup signifikan. Dalam sistem manual, panitia harus menyiapkan
meja dan kursi khusus untuk menerima pendaftar, juga harus ada orang yang
menjaga untuk menerima pendaftar, serta menyiapkan formulir pendaftaran untuk
diisi oleh calon penyedia barang/jasa. Dari sisi penyedia barang/jasa juga
harus menyiapkan fotokopi SIUP dan membawa aslinya, juga menyiapkan surat kuasa
yang bermaterai kalau yang mendaftar bukan direktur atau yang berada di dalam
akte, dan persyaratan lainnya.
d.
Proses Pengumuman, Pengumuman lelang e-procurement
berbeda dengan lelang konvensional. Coba kita lihat harian Media Indonesia. Beberapa
lelang yang dilakukan dengan sistem e-procurement selalu mengarahkan pembaca
untuk membuka sebuah laman. Biasanya dimulai dengan http://lpse.xxxxxxxx.xxx.id
e.
Rapat Penjelasan (Aanwijzing, Dengan sistem
e-procurement, tidak dilakukan tatap muka pada tahapan ini. Masing-masing pihak
cukup berada di depan komputer mereka. Penjelasan, pertanyaan dan jawaban
dilakukan secara online. Bentuknya mirip mengisi komentar pada facebook.
Panitia dan seluruh pendaftar pada lelang tersebut bisa saling bertukar penjelasan,
pertanyaan, dan jawaban.
f.
Pemasukan Dokumen, Di dalam sistem lelang
konvensional, kita mengenal sistem satu sampul, dua sampul, dan dua tahap.
Untuk e-procurement dikenal yang namanya satu file dan dua file. Yang dulunya
berupa sampul, sekarang berganti menjadi file. Dengan sistem ini, maka penyedia
tidak perlu repot-repot menyiapkan dana untuk fotokopi semua dokumen pendukung
kualifikasi (Akta, SIUP, kontrak-kontrak, dan lain-lain) serta dokumen
administrasi maupun teknis. Seluruh dokumen yang sifatnya fisik, diganti
menjadi elektronik dalam format PDF atau JPEG. Dari semua dokumen itu, hanya 1
yang bentuknya masih harus secara fisik, yaitu Jaminan Penawaran dan tidak
dikirimkan ke panitia pengadaan melainkan dititipkan ke LPSE penyelenggara.
istem e-proc telah menyediakan sebuah aplikasi khusus yang akan menggabungkan
seluruh file yang akan dikirim sekaligus melakukan enskripsi data agar aman
dari “kejahilan” dunia maya.
g.
Pembukaan Dokumen, Dalam sistem e-proc, tidak ada
“kumpul-kumpul rekanan” pada satu tempat. Karena pada tahapan ini yang dimaksud
pembukaan artinya benar-benar hanya membuka dokumen yang telah dikirimkan oleh
peserta pengadaan. Seluruh file yang telah dikirimkan oleh peserta, hanya dapat
dibuka pada waktu yang telah ditentukan, yaitu pada saat pembukaan dokumen.
h.
Evaluasi, Tahapan evaluasi antara sistem
konvensional dengan sistem e-proc sama saja. Yaitu sama-sama memeriksa dokumen
dari peserta. Yaitu dokumen administrasi, teknis, harga, dan kualifikasi.
Bedanya, pada sistem konvensional, panitia melihat dokumen fisik, sedangkan
pada sistem e-proc, panitia melihat layar komputer atau layar LCD Projector
i.
Usulan Calon Pemenang dan Penetapan Pemenang, Pada
tahapan ini di dalam sistem pengadaan konvensional, ketua panitia akan membuat
surat resmi yang ditujukan kepada PPK yang berisi permintaan penetapan pemenang
dan 2 cadangan. Setelah itu PPK juga akan mengeluarkan surat resmi menjawab
surat dari ketua panitia yang berisi penetapan pemenang. Pada sistem e-proc,
seluruh kegiatan tadi dilaksanakan hanya dengan klik pada tombol mouse dan
sedikit pengetikan pada keyboard. Ketua panitia mengklik pada nama peserta yang
diusulkan sebagai pemenang, memberikan sedikit catatan untuk PPK kemudian
mengklik tombol kirim ke PPK. Segera setelah itu, PPK dapat login menggunakan
username dan password yang dimiliki kemudian membaca seluruh tahapan yang telah
dilakukan panitia termasuk semua Berita Acara yang telah diunggah.
j.
Pengumuman, Pada sistem konvensional, pengumuman
dipasang pada papan pengumuman di institusi masing-masing. Sedangkan untuk
sistem e-procurement, pengumuman pemenang dapat dilihat pada website LPSE serta
seluruh peserta akan dikirimi email secara resmi yang berisi pengumuman pemenang.
Pengumuman tidak hanya berisi nama perusahaan pemenang, melainkan juga akan
memperlihatkan siapa saja yang kalah, mengapa sampai kalah, gugurnya pada
tahapan mana, kenapa sampai gugur dan berapa harga masing-masing pesertak.
k.
Sanggah, Dari 2 tahapan sanggah (sanggah awal dan
sanggah banding), e-procurement hanya melaksanakan 1 tahap saja, yaitu sanggah
awal. Sanggahan hanya dapat dilakukan oleh perusahaan yang memasukkan dokumen
penawaran. Sanggahan ini juga hanya dapat dilihat oleh perusahaan yang memberikan
sanggahan. Sistemnya mirip dengan aanwijzing tetapi lebih dibatasi. PPK juga
hanya bisa menjawab sanggahan ini sebanyak 1 (satu) kali saja. Apabila peserta
lelang tidak puas dengan jawaban PPK, maka dapat melakukan sanggah banding yang
kembali kepada sistem konvensional, yaitu melalui surat kepada PA/KPA dan
ditembuskan kepada Inspektorat dan unit pengawasan lainnya.
III. Kesimpulan
dan Saran
3.1. Kesimpulan
Berdasarkan
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang /Jasa dengan
menggunakan E-procurement untuk proses lelang barang dan jasa di pemerintahan,
dimana sangat berguna untuk mengurangi waste sesuai dengan tujuan utama dari
sistem tersebut. Namun untuk implementasi e-procurement membutuhkan
investasi yang cukup besar, oleh karena itu penerapan e-procurement
dilakukan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/jasa Pemerintah (LKPP).
3.2 Saran
Dengan dasar hukum yang kuat dan
mengikuti perkembangan teknologi informasi terbaru di lingkungan pemerintah
untuk menyediakan sistem informasi yang baik maka diharapkan dapat mempercepat
pelayanan masyarakat khususnya dibidang keuangan yang beresiko besar
menyebabkan kerugian negara serta dapat menciptakan lingkungan pemerintah yang
bersih dari Korupsi Kolusi dan Nepotisme (KKN).
IV. Daftar
Pustaka
-
Andrianto, Nico (2007). Good E-Government : Transparansi dan Akuntabilitas
Publik Melalui EGovernment. Banyu Media Publishing. Malang
-
Djojosoekarto, Agung. E-Procurement di Indonesia, Pengembangan Layanan
Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Secara Elektronik. Kemitraan
-
Instruksi Presiden Nomor. 3 Tahun 2003 Kebijakan dan Strategi Nasional
Pengembangan e-Government
-
Keppres No 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah
-
Undang – Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
-
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
-
http://www.lkpp.go.id
Semoga Bermanfaat
ARSIP DOKUMEN KULIAH – E-BUSINESS - MANAJEMEN INFORMATIKA
0 Komentar